Un stage dans l’événementiel à Malte est une très bonne opportunité de mettre à profit tes connaissances dans un cadre professionnel et d’avoir une expérience à l’étranger en parallèle. Malte étant une île attractive et dynamique toute l’année, les offres de stage dans l’événementiel sont nombreuses et fréquentes !
Alors, qu’est-ce qu’un stage dans l’événementiel, quelles sont les missions qui pourront t’être confiées et quel est le profil idéal pour un stagiaire dans ce secteur ? On te dit tout dans cette fiche pratique.
Un stage dans l’événementiel, c’est quoi ?
Avant de te lancer corps et âme dans la recherche de ton stage, il est intéressant de te pencher sur les fondamentaux de ce secteur : qu’entend-on par événementiel et quels genres d’événements y a-t-il à Malte ?
Qu’est-ce que l’événementiel ?
Travailler dans l’événementiel, c’est être responsable de la création, de l’organisation et de la promotion d’événements, suite à la demande particulière d’une société ou une institution.
Un événement peut également être un outil de communication sans pareil pour une entreprise afin de promouvoir une marque ou un produit. C’est ce que l’on appelle la publicité hors média.
Un stage dans l’événementiel à Malte peut se faire en mairie, à l’ambassade de France, à l’Alliance Française ou dans des agences privées par exemple.
La demande peut émaner d’une société par exemple, souhaitant l’organisation d’un événement pour ses salariés avec un thème ou un but précis, d’une institution souhaitant promouvoir un événement culturel pour un large public ou une liste d’invités sélectionnés, ou encore d’un particulier voulant organiser un mariage, un anniversaire ou célébrer un événement.
Il est donc important de bien connaître son environnement et d’avoir de bonnes relations professionnelles avec des prestataires de qualité et de confiance, afin de pouvoir répondre à tout type de demande.
Quels genres d’événements peuvent-ils être organisés ?
Les événements peuvent être sportifs, culturels, touristiques … il peut également s’agir de mariages, de spectacles, de séminaires etc. En bref, tous les événements ponctuels regroupant un public et ayant pour but la communication d’un produit, d’une marque ou une célébration quelconque.
Il s’agira alors de mettre en place des activités ludiques, des jeux, d’organiser des dîners, des spectacles, des cocktails etc.
Etre en stage dans l’événementiel à Malte est donc un challenge pour le moins ambitieux, motivant et sans aucun doute captivant !
Mais quelles pourront-être tes missions ?
Les missions en stage d’événementiel
Le moins que l’on puisse dire, c’est que les missions d’un stagiaire en événementiel à Malte sont plus que variées ! Selon l’endroit où tu vas faire ton stage, tu pourras être amené(e) à accomplir des tâches très différentes, dont voici la liste !
La gestion du projet
Faire de l’événementiel, c’est gérer un projet de A à Z. C’est-à-dire que tu dois porter à bout de bras toutes les étapes de réalisation de l’événement, de la création jusqu’à l’assistance le jour J.
La création d’un événement
Créer de toutes pièces l’événement parfait selon les besoins de ton commanditaire et parvenir à un résultat final complet et cohérent vis-à-vis de la demande, c’est le cœur de métier. Pour cela, tu devras choisir le lieu, les activités, le repas si besoin, mais aussi la musique, le thème, la scénographie… rien ne doit être laissé au hasard !
Contacter des prestataires de qualité
Une fois la trame bâtie, tu devras contacter les prestataires sélectionnés par ton entreprise, qui se doivent d’être de confiance, de qualité et fiables. À toi de chiffrer le montant de chaque prestation, éventuellement de négocier selon ta position, afin d’établir un budget global qui respecte la demande initiale.
Monter le produit
Tu as une idée de ce que tu souhaites proposer en termes d’activités, de restauration, de prestataires et de lieu. Maintenant, il faut que tout puisse être coordonné de manière cohérente, tout en respectant le cahier des charges et le budget de ton commanditaire.
Assurer un suivi continuel
Il sera à toi de tout vérifier et revérifier, que ce soit les réservations, les livraisons, la mise en place etc. S’assurer également que les prestataires sont prêts et aptes à fournir le service que tu leur demandes.
Le jour J, il te faut également être joignable voire présent(e) afin de t’assurer que tout se passe pour le mieux.
La promotion des services
Un stage dans l’événementiel à Malte passe également par la promotion en ligne des services de l’entreprise pour laquelle tu travailles. Une bonne communication des événements est primordiale pour le succès de ces derniers. Il est important également de bien communiquer via différents supports (plaquettes, affiches, présentation etc) selon la demande du commanditaire et le type de d’événement.
La mise à jour des données clients
Comme pour toute activité de services, il est également impératif de bien savoir mettre à jour la base de données clients, et d’assurer un suivi administratif de qualité
Les missions sont donc très vastes et variées. Bien sûr, selon ton stage, tu peux être amené(e) à n’être en charge que de certaines d’entre elles.
Et pour pouvoir les mener à bien, un certain nombre de qualités sont indispensables, et ce, même en stage.
Le profil idéal en stage d’événementiel à Malte
Créer de A à Z un événement, le mettre en place, l’organiser, choisir les prestataires et satisfaire le commanditaire demande de nombreuses qualités qu’un stagiaire se doit d’avoir s’il veut espérer réussir dans cette voie.
Les qualités humaines indispensables
Être dynamique et enthousiaste
Qualité n°1 à avoir, le dynamisme ! C’est un métier qui va à 100 à l’heure, il n’est donc pas question d’être passif et de ne pas être continuellement en action. Ton dynamisme et ton enthousiasme seront la clef d’une bonne entente entre ton commanditaire et l’organisme pour lequel tu travailles.
Être passionné(e)
Passioné(e) par son métier, par le secteur d’activité en question, par le contact humain et par le challenge
Avoir une bonne culture générale
Pour être force de proposition et pouvoir répondre rapidement à une demande, la connaissance de l’île, de son histoire et des activités possibles est primordiale.
Les qualités professionnelles nécessaires
Avoir un bon relationnel client
Avoir une très bonne relation client est indispensable pour pouvoir exercer ton stage. Car tu seras en relation directe avec les commanditaires tout d’abord, donc les clients, mais aussi tous les fournisseurs et prestataires ainsi que ta propre équipe.
Résister au stress
Il va t’en arriver des cas imprévus, des retards de livraison, des erreurs d’organisation et autres coups de pression. Savoir résister au stress est peut-être la qualité la plus importante à avoir pour un stage en événementiel.
Savoir gérer les situations d’urgence
Cela va de pair avec la résistance au stress. Que ce soit une panne, un accident ou toute autre situation imprévue mettant en péril le déroulement de l’événement, il va te falloir réagir vite et bien, tout en restant professionnel(le).
Être investi(e)
Un stage en événementiel à Malte te demandera un total investissement dans ta mission, car l’on attendra de toi que tu sois disponible, efficace et réactive pour mener à bien le projet.
Être créatif
L’événementiel demande une certaine créativité et une force de proposition. Certains commanditaires te donneront carte blanche pour mener à bien leur événement, ce sera donc à toi de trouver les idées qui pourraient leur convenir.
Être organisé(e)
Savoir coordonner les différents prestataires, t’organiser dans ta liste de tâches, gérer le planning pour mener à bien ton projet, c’est ça l’organisation !
Savoir travailler en équipe
Evidemment, tu ne seras pas seul(e) pour gérer l’événement. Tu pourras compter sur ton équipe. Il faut donc impérativement que tu saches travailler avec d’autres au sein d’un même projet.
Avoir un très bon niveau d’anglais
Dans la mesure où les commanditaires et/ou les prestataires seront anglophones (puisqu’il s’agit d’un stage d’événementiel à Malte précisément), ton niveau d’anglais doit être bon voire très bon. Il en va de la bonne organisation de l’événement. Bien comprendre la demande d’une part, et bien expliquer tes directives aux prestataires d’autre part.
Conseil Oh My Up : Si tu as toutes les compétences mais que tu pêches en anglais, il est recommandé de venir à Malte avant le début de ton stage et de passer quelques semaines en école de langue. De cette façon, tu seras bien plus confiant(e) pour commencer ton stage et plus efficace au travail !
Consulte-nous pour toute demande de renseignements sur notre page Facebook School UP.
Savoir utiliser les outils de promotion
En fonction des commanditaires, tu pourras être amené(e) à faire des montage vidéo et à animer les réseaux sociaux. Il faut donc que tu sois à l’aise avec ces outils.
Nos conseils
Renseigne-toi sur Malte
Renseigne-toi sur la destination, son histoire, ce qu’elle a à offrir en toute saison, les événements qui ont été organisés, les possibles activités etc. Cela te donnera une longueur d’avance et te permettra de te sentir plus à l’aise avant de commencer ton stage à Malte. Commence par découvrir le site de VisitMalta qui te donnera de nombreuses informations sur l’île.
Rends-toi disponible
On le sait, ce n’est « qu’un stage » ! Et pourtant, il va te falloir être disponible ! La gestion d’un événement prend de ton énergie, de ton temps et de ta sueur ! Montre que tu es motivé(e), ne compte pas forcément tes heures car elles seront irrégulières et donne-toi à fond !
Mets-toi dans la peau de ton client
Fais comme si tu participais à chaque événement en tant que client, pour d’une part mieux le visualiser mais également faire la liste de ce qui pourrait te manquer ou t’avoir échappé ! Organiser un événement pour plusieurs dizaines voire centaines de personnes n’est pas chose aisée et tous les services doivent être parfaitement rodés.
Pour conclure
Faire son stage dans l’événementiel à Malte n’est pas à prendre à la légère. Cela demande une réelle passion, une envie de toujours aller plus loin et de créer de beaux projets, toujours dans le but de satisfaire le client. C’est également un stage enrichissant qui te permet de te faire un beau réseau professionnel.
Alors, te sens-tu prêt(e) à relever le défi ?
