Si tu fais tes études dans l’animation et l’événementiel, un stage à Malte est fortement recommandé durant ton cursus scolaire. L’île regorge d’offres de stage dans ce domaine, grâce à une activité touristique constante, été comme hiver. Que ce soit en agence réceptive, événementielle ou en école de langue par exemple, de nombreuses entreprises recherchent des stagiaires pour organiser leurs événements et gérer les activités. Mais en clair, qu’est-ce qu’un stage en animation et événement à Malte ? Quelles sont les missions associées au poste et quel est le profil idéal pour ce stage ? On te dit tout dans cette fiche pratique.
Qu’est-ce que l’animation et la gestion d’événement ?
Un stage en animation et gestion d’événement regroupe deux activités principales intimement liées : la création d’un événement ponctuel ou régulier, ainsi que l’animation de celui-ci. En fonction de l’entreprise qui recrute des stagiaires, tu pourras être amené(e) à mener ces deux activités, comme l’une ou l’autre séparément. Mais concrètement, à quoi correspond ce stage ?
Le type d’événement
Les événements à Malte peuvent être très divers et variés. Il peut s’agir d’un événement touristique, culturel ou même sportif. Parmi eux, on peut citer les différentes visites de Malte en groupe : découverte de Saint Peter’s Pool, de Gozo ou encore du marché de Marsaxlokk. Côté culturel, pourra être organisée la visite de Valletta ou de Mdina, qu’elle soit sous une forme classique ou de jeu découverte ludique.
Pour des demandes plus spécifiques, l’événement peut également être une rencontre sportive, une compétition, un tournoi etc.
Bien sûr, il existe des milliers d’événements différents en fonction des besoins des commanditaires. Tous les secteurs sont concernés et les possibilités sont infinies.
L’animation
Elle se couple avec la gestion d’événement, car c’est l’aboutissement ultime de l’organisation de ce dernier. Il s’agit principalement d’animer le groupe et l’activité en elle-même, de façon à ce que les valeurs de l’entreprise soient bien respectées et que les participants passent un moment agréable. Tout sera donc travaillé : le discours, l’intonation, la présentation etc. C’est un des critères les plus importants d’un événement, car une bonne animation retiendra toute l’attention des participants.
Le public
Il s’agira généralement de groupes : étudiants d’école de langue, élèves d’établissements scolaires français en vacances à Malte, groupes d’individuels regroupés en voyage touristique. Mais il peut également s’agir d’individuels, pour des besoins plus spécifiques. Le public sera différent selon l’entreprise dans laquelle tu seras amené(e) à travailler.
Les missions d’un stagiaire en animation et gestion d’événement
Un stagiaire en animation / événement peut avoir à remplir un très grand nombre de missions, en fonction de l’entreprise dans laquelle il réalise son stage.
La création d’événement
Organiser des événements
Une bonne organisation d’un événement nécessite de maîtriser plusieurs étapes indispensables : Bien cerner la demande de ton client ou de ton commanditaire, contacter les prestataires et construire une offre cohérente en fonction de la demande.
Coordonner les différents prestataires
Il y a toujours plusieurs prestataires lors d’un événement, et il faut savoir les coordonner ensemble afin que tout se déroule pour le mieux : transport, activité(s), restauration éventuelle…
Créer les événements sur les réseaux sociaux et en faire la promotion
Il faut certes organiser les événements mais également en faire la promotion. Et cela passe souvent par les réseaux sociaux. C’est désormais le canal le plus utilisé pour la publicité, il faut donc savoir l’exploiter pour rendre ton événement le plus visible possible.
L’animation
Animer un groupe en fonction de sa typologie
Animer un groupe, c’est une chose. Mais animer un groupe de séniors ou d’étudiants de 16 ans sera radicalement différent. Il faut donc continuellement s’adapter à la typologie des participants et cela demande une certaine réflexion et modification de programme sur une même activité.
Encadrer les groupes
L’animation est certes un point essentiel, il faut également maitriser l’encadrement professionnel. En clair, tu es responsable d’une part de la sécurité des participants, mais aussi de la coordination des activités, du timing et de l’événement en lui-même. A toi de bien maitriser le planning, les personnes un peu distraites etc.
L’administratif
La gestion des ventes et des réservations
Tu peux également avoir à gérer les réservations, et ce sera notamment le cas si ton stage se déroule en école de langue. C’est vers toi que se dirigeront les étudiants souhaitant réserver des activités, et il te faudra procéder aux différentes inscriptions et à la gestion du planning de réservations.
La mise à jour de la base de données
Si tu es responsable de la vente des activités, il te faudra mettre à jour la base de données clients au vu des statistiques de l’entreprise, mais également pour assurer un suivi qualitatif des ventes.
Le profil idéal
Pour être un bon stagiaire en animation / événement, il te faudra un certain nombre de qualités indispensables. C’est un stage qui requiert de nombreuses compétences pour faire face aux différentes situations possibles et aux missions confiées.
Ta personnalité
Avoir un très bon relationnel client
C’est la qualité numéro 1, sans laquelle tu ne pourras être efficace pour ce stage. Tu seras très fréquemment en contact avec des clients : qu’ils soient les participants en direct ou les différents prestataires que tu pourras contacter pour la création des événements. Dans l’animation pure, il est interdit de ne pas être agréable ou accueillant(e) !
Etre souriant(e), dynamique et enthousiaste
Qui a envie de faire une activité avec un accompagnateur qui ne sourit pas ? Le stagiaire idéal doit donc être d’un naturel très souriant et enthousiaste, pour booster le groupe et montrer la meilleure image possible de l’entreprise pour laquelle il travaille.
Etre à l’aise en public
Qui dit animation, dit public. Il te faut donc être très à l’aise en présence d’un groupe qui peut être conséquent. Tu devras t’exprimer à l’oral devant des personnes très variées, un public parfois peu réceptif ou au contraire très expressif. Il n’est donc pas question d’être timide et de ne pas oser parler en public.
Savoir résister au stress
Des imprévus, tu en auras. Des participants désagréables aussi. Et avec cela, des problèmes de gestion d’événement ou de prestataires. Tout cela est générateur de stress et il est donc primordial que tu saches y résister et l’affronter. Si tu es d’une nature à te laisser dépasser par les événements, il sera difficile de pouvoir mener à bien tes missions.
Tes compétences professionnelles
Etre organisé(e)
L’organisation est très importante pour ce stage. D’une part pour bien gérer la création de ton événement, mais aussi pour pouvoir gérer l’animation et le groupe de participants. Sans une organisation à toute épreuve, l’événement peut vite devenir chaotique et un échec total, car rien ne doit être laissé au hasard.
Savoir travailler en autonomie et en équipe
Tu seras amené(e) à travailler aussi bien en autonomie qu’en équipe, selon tes missions. Il te faut donc savoir te gérer quand tu travailles seul(e), et être efficace avec d’autres personnes sur le même projet.
Savoir gérer les imprévus
Cela va de pair avec la résistance au stress, la gestion des imprévus sera ta meilleure amie. Un événement ne se déroule pas toujours comme on l’espère ou comme on l’a planifié et ta réactivité face à cela te sera très utile.
Etre créatif(ve)
Il faut faire preuve de créativité lorsqu’il s’agit de créer un événement, mais également lorsqu’il s’agit d’en faire la promotion. Cela demande une réelle implication et une connaissance des différentes possibilités que t’offre Malte pour pouvoir proposer des événements toujours plus séduisants.
Quant à la promotion des activité et événements, c’est à toi d’user de toutes les méthodes possibles pour rendre visible ta publication sur les réseaux sociaux, ou au sein même de l’établissement comme l’école de langue par exemple.
Avoir le sens des responsabilités
C’est fun d’animer un groupe d’étudiants qui peuvent avoir le même âge que toi. En revanche, cela comporte une grande responsabilité de ta part, car tu as en charge l’encadrement d’un groupe entier, qui peut être composé de mineurs qui plus est. Leur sécurité est donc en partie entre tes mains, ton implication et ton professionnalisme doivent donc être à leur maximum.
Nos Conseils
Parler anglais
On le répète très régulièrement, mais là encore, la pratique de l’anglais est plus qu’essentielle pour ce stage. Tu seras amené(e) à gérer des groupes d’internationaux, mais également à communiquer avec les différents prestataires. Evidemment, ils ne parleront pas en français. Il te faut donc maitriser un minimum l’anglais. Considère qu’un niveau B2 est attendu pour ce stage.
Tu n’as pas le niveau ? N’abandonne pas ton projet pour autant ! Contacte notre service Séjour Linguistique afin de pouvoir discuter des différentes possibilités : formation en anglais avant le début de ton stage, cours du soir, cours particuliers… il y a beaucoup de solutions pour améliorer ton niveau et te permettre d’accéder à ce stage !
Montre-toi motivé(e) et dynamique
C’est lors de ton entretien que tu devras prouver qui tu es réellement. Tu auras une seule chance de montrer ta motivation et ton dynamisme, que ce soit par l’intonation de ta voix ou par caméra durant ton entretien à distance par exemple. En bref, montre-toi sous ton meilleur jour et fais le plus d’efforts possibles pour donner envie au recruteur de te prendre en stage.
Renseigne-toi sur les activités touristiques et culturelles à Malte
Avant ton entretien, renseigne-toi au maximum sur toutes les activités possibles à Malte. Cela te donnera d’une part une corde supplémentaire à ton arc, mais aussi te permettra d’avoir une longueur d’avance lorsque tu débuteras ton stage. Pour commencer, tu peux déjà visiter le site de Visit Malta, qui te donnera beaucoup d’informations sur l’archipel et les activités possibles.
Pour conclure
Si tu es une personne très sociable, dynamique et créative, que tu as envie de partager, d’échanger avec des personnes internationales tout en gérant de manière professionnelle un groupe quel qu’il soit, ce stage est fait pour toi. Il te demandera de l’énergie, de l’investissement et une concentration à toute épreuve, mais est réellement enrichissant.
