S’il y a bien un métier qui varie totalement d’une entreprise à l’autre, c’est bien celui d’Assistant Administratif. Avec des missions de base similaires, les tâches peuvent néanmoins être très variées et extrêmement vastes. En revanche, toute entreprise, qu’elle soit à dimension internationale ou PME, a besoin d’un assistant administratif pour l’organisation et le bon fonctionnement de son business. Et les entreprises maltaises ne font pas exception.
Avec des compagnies internationales comme locales, les écoles de langue, les cabinets d’avocat etc, tu auras l’embarras du choix concernant ton stage d’Assistant Administratif. Mais à quoi se résume-t-il ? Quelles sont les missions et le profil idéal pour ce poste ? Les détails dans cet article !
Un Assistant Administratif : Quesako ?
On retrouve ce poste sous plusieurs dénominations : Assistant Administratif, Secrétaire, Adjoint Administratif et même assistant de direction ou assistant manager. C’est un métier très diversifié et complet. L’assistant administratif gère l’organisation interne et externe de l’entreprise. Il joue un rôle capital et est le ciment entre les différents départements de l’entreprise mais gère également la relation avec les fournisseurs tout comme les clients.
C’est véritablement un support fiable pour les dirigeants et le personnel ainsi que les prestataires et clients externes. Le mot d’ordre pour un assistant administratif est l’organisation. Il doit gérer le planning de ses dirigeants, leurs rendez-vous, gérer la communication interne entre les différents départements, mais également être l’interface privilégiée entre son entreprise et les fournisseurs et/ou les clients. C’est à lui qu’on va demander de passer les commandes, de faire les réservations et de les suivre, d’être le support client pour toute demande d’assistance, de renseignement ou de confirmation.
En somme, l’assistant manager doit être partout et épauler tout le monde. Un stage d’assistant manager à Malte, bien que plus allégé qu’un réel poste salarié, est très complet et te demandera une implication totale et sans faille. Selon l’entreprise dans laquelle tu vas postuler, tes tâches seront différentes. Ne t’attends donc pas à avoir les mêmes missions d’une offre de stage à une autre. C’est important de le garder en tête afin de ne pas être déçu(e) !
Les missions d’un Assistant Administratif
Il est tout d’abord important de (re)préciser que les missions d’un assistant Administratif dépendent de l’entreprise ainsi que du département dans lequel tu travailles. C’est un métier aux multiples casquettes, qui peut être scindé en plusieurs postes lorsque la compagnie est de taille conséquente. De ce fait, tu peux tout à fait avoir des missions simples et assez répétitives, comme des missions très diverses regroupant plusieurs corps de métiers. Cela fait partie du jeu ! A toi de bien sélectionner l’offre qui t’intéresse en fonction de tes envies.
Les tâches d’un Assistant Administratif peuvent être classées en deux catégories : Les missions internes (organisation de l’entreprise en interne) et les missions externes (gestion des fournisseurs et des clients).
Les missions internes
La Gestion Administrative
Elle concerne toutes les tâches administratives requises pour le bon fonctionnement d’une entreprise :
- La gestion du courrier, incluant le tri et l’archivage. Mission somme toute simple, mais qui nécessite d’être organisé(e) afin de ne rien omettre et de traiter les courriers importants
- L’organisation des rendez-vous d’affaires entre les dirigeants et les fournisseurs ou les clients. C’est à toi qu’incombe la responsabilité de gérer la prise de rendez-vous selon les disponibilités de chacun et de bien valider les dates et heures par tous les intervenants. De là découle une troisième mission :
- La gestion de l’emploi du temps des managers, dirigeants et collègues. Il peut être à toi de totalement gérer le planning de tes supérieurs en fonction des rendez-vous, des réunions et des déplacements
- La gestion logistique. Plus de papier dans l’imprimante ? En rupture de stock de stylo ? Plus de café ? C’est aussi à toi de réapprovisionner les stocks et de commander les fournitures au meilleur prix, de façon rapide et efficace. Encore une fois, une organisation est nécessaire afin de ne pas attendre le dernier moment pour les commandes et de toujours avoir des stocks de rechange.
La communication interne
On aborde ici un sujet cœur de métier, qui est un des plus intéressant pour ce poste. L’assistant Administratif va devoir gérer l’entière communication interne de l’entreprise, et de ce fait, prendre part à de nombreuses réunions, rendez-vous etc. Cela dans le but d’être au fait de tout ce qui se passe en interne afin de communiquer les informations importantes à qui de droit.
- Rédaction de compte rendu de réunion. Tu dois être synthétique mais précis, et donc très attentif lors des réunions.
- Rédaction de notices d’information pour les salariés de l’entreprise
- Rédaction de communiqués
En somme, l’Assistant Manager s’assure de la bonne communication entre les différents départements et en est responsable.
Les missions externes
Il est important de préciser que l’Assistant Manager peut être amené à être en poste à la réception, afin d’accueillir les clients et les prestataires.
La relation avec les fournisseurs
Tu es le point focal des prestataires de ton entreprise. C’est à toi qu’ils vont s’adresser pour toutes les commandes, les éventuels problèmes etc.
- Réception et traitement des appels
- Envoi et réception d’emails
- Commandes auprès des fournisseurs. Une grande responsabilité t’incombe ici, car tu es seul(e) à gérer les commandes. A toi de ne pas omettre une commande, de le faire en temps et en heure, de gérer la facturation et la réception. Si un produit est manquant, c’est à toi de faire en sorte que le problème soit réglé sans en passer par tes supérieurs.
La relation clientèle
Au-delà des fournisseurs, tu es aussi le point de contact de la clientèle. Tu représentes donc l’image de ton entreprise, que ce soit au téléphone ou en face à face.
- Réception et traitement des appels clients ainsi que des emails
- Gestion de la demande et de la réservation. C’est à toi de traiter chaque demande en respectant la charte de qualité de ton entreprise. La satisfaction client dépend clairement de toi. Tu dois également assurer le suivi des réservations et t’assurer que tout se déroule bien.
- Suivi administratif des dossiers en cours
- Mise à jour de la base de données client. Le traçage quotidien des demandes et des réservations est primordial pour une entreprise afin de suivre l’évolution de son activité. Une mise à jour complète et efficace permet de mettre en place des stratégies diverses par tes supérieurs. Ton travail sur ces bases de données est donc d’une importance capitale.
- Gestion du planning de réservation. Encore et toujours : organisation. Tu dois mettre à jour le planning de réservation à chaque nouvelle entrée, et t’assurer qu’il n’y ait pas d’incohérence. Auquel cas, il faudra savoir agir en conséquence et gérer cela.
L’Assistant Administratif a donc de très nombreux rôles qui sont variés. Ton stage peut englober toutes ces missions, comme n’en comporter que quelques-unes. Dans certaines petites et moyennes entreprises, tu peux exercer plusieurs métiers en un, ce qui est prenant mais très enrichissant ! De ce fait, l’Assistant Administratif doit avoir un certain nombre de qualités impératives pour être efficace dans son travail.
Le profil idéal pour un stage d’Assistant Administratif
Pour être efficace et apprécier ton stage en tant qu’Assistant Administratif, tu dois avoir les capacités et les qualités suivantes :
Être organisé et méticuleux. C’est la base de ce métier. Tu seras amené à gérer énormément de données, à aider et supporter plusieurs départements et à gérer les relations externes. Sans une organisation à toute épreuve, il sera difficile de t’en sortir ! C’est donc à toi de savoir gérer les urgences et les priorités. Hiérarchiser les tâches au quotidien ne doit pas être un obstacle pour toi.
- Résister à la pression. Ton organisation t’y aidera grandement, mais tu dois avoir un self control et une gestion de tes émotions Le timing parfois serré, les nombreuses demandes de tous les côtés, les dates limites et les urgences vont te demander une résistance à la pression.
- Avoir le sens des responsabilités. On l’a évoqué dans cet article, que ce soit pour la communication en interne, les commandes fournisseurs ou la gestion des réservations, ton travail est capital et tes responsabilités sont donc nombreuses. Tu dois constamment veiller au bon déroulement de tout ce que tu entreprends et garder en tête que l’organisation globale de l’entreprise pèse en partie sur tes épaules.
- Etre consciencieux. Tu dois avoir le souci du travail bien fait. Il n’est pas question de laisser une tâche accomplie à 50%. Cela t’évitera de devoir gérer des problèmes par la suite et te permettra de travailler dans de bien meilleures conditions.
- Avoir un très bon sens relationnel. Que ce soit envers tes fournisseurs ou clients, l’image de l’entreprise repose également sur toi. Une bonne communication, du professionnalisme et un sourire sont la clef pour de très bonnes relations professionnelles et pour fidéliser la clientèle
- Maitriser les outils informatiques. Le pack office ne doit pas avoir de secret pour toi. Pour la gestion du planning de chacun, des réservations et ton organisation personnelle, il est indispensable de savoir utiliser les outils informatiques qui sont à ta disposition
Nos conseils
Bien choisir ton stage en fonction des missions
On ne devient pas assistant administratif si on n’apprécie pas l’organisation, la rigueur et le travail conséquent. Bien sûr, comme indiqué dans cet article, les missions de ton stage vont dépendre de l’entreprise. Si tu souhaites un stage avec des missions plutôt classiques de réservation et de gestion de planning, il est tout à fait possible d’en trouver un à Malte dans certaines écoles de langue par exemple.
Si en revanche tu as besoin d’un stage qui te pousse dans tes retranchements, si tu as besoin d’adrénaline et si tu aimes mettre en pratique ton extrême organisation et contrôle de ton environnement, on te conseille plutôt les grands cabinets d’avocats ou les entreprises à visée internationale dans des secteurs particuliers : le vin, le matériel médical, le bâtiment etc.
Savoir parler anglais et d’autres langues !
Dans ce métier et plus particulièrement à Malte, il est important de bien parler anglais pour pouvoir communiquer au sein de ton entreprise avec tes collègues et tes supérieurs. Il peut être très intéressant voire même demandé de pratiquer une seconde langue, qu’elle soit le Français, l’Espagnol ou même l’Italien, en fonction du secteur de la compagnie. Les clients pouvant être internationaux, c’est un réel avantage de pouvoir parler à plusieurs personnes de nationalité différente dans leur langue natale, et les entreprises raffolent de ces profils !
Si tu as un doute concernant ton niveau d’anglais, on te conseille de profiter de ton voyage à Malte pour prendre quelques semaines de cours d’anglais avant le début de ton stage. Plus d’informations ici : Séjour Linguistique.
L’organisation et l’assurance, la clef pour être retenu !
Pour être certain(e) d’être embauché(e) en stage d’Assistant Manager à Malte, deux qualités vont être particulièrement analysées et recherchées par l’entreprise : l’organisation et l’assurance. Pourquoi ? Car ce sont deux points essentiels pour pouvoir gérer toutes les missions qui te seront confiées. L’organisation de ton poste de travail, de tes tâches du quotidien et ton assurance à toute épreuve (en gardant les pieds sur terre bien entendu, il ne s’agit pas là de te surestimer) pour montrer à ton employeur que tu as les épaules pour faire face à la pression et à la cadence. Montre-lui qu’il peut te faire confiance et compter sur toi !
Relèves-tu le défi ?
Nos offres : Assistant d’administration
Pour aller plus loin, tu peux parler à toute une communauté de Français à Malte, poster ta recherche de stage et trouver des offres sur ce groupe facebook dédié : Français à Malte : Stages & Jobs.
Bonne recherche !
Rédigé par Méline – Team Oh My UP
